Outlook 2010 lernen

Lektion 3 - E-Mail-Verkehr

Tools zum Aufräumen

Hier lernen Sie die Tools zum Aufräumen kennen und nutzen.

Ein E-Mail-Programm muss ab und zu aufgeräumt werden. Viel Spam und nicht mehr benötigte Nachrichten vermüllen die Datendatei und damit das Programm. Outlook 2010 stellt dem Anwender daher 3 Tools zum Aufräumen zur Verfügung. Sie befinden sich in der Backstage-Ansicht (Registerkarte „Datei“) in der Rubrik „Informationen“.

Postfachbereinigung

Das Tool zur Postfachbereinigung leistet Hilfe beim Erkennen von Schwergewichten bezüglich der Postfachgröße sowie bei deren Entfernung. Die Datendatei darf bekanntlich eine max. Größe von 50 GByte erreichen. Spätestens ab diesem Wert macht sich eine Verkleinerung der E-Mail-Ordner nötig. Das geschieht durch Löschen von überflüssigen Mails. Mit dem Tool kann man besonders umfangreiche und besonders alte Mails heraussuchen, markieren und im nächsten Feld auch per Rechtsklick löschen.

Ordner „Gelöschte Elemente“ leeren

Der Ordner „Gelöschte Elemente“ wird mit Klick auf die Schaltfläche „Ordner „Gelöschte Elemente“ leeren“ oder im Dialogfeld „Postfach aufräumen“ durch Betätigen des Buttons „Leeren“ gelöscht. Vorher erfolgt grundsätzlich noch eine Sicherheitsabfrage. Der Ordner kann im Anschluss nicht wieder hergestellt werden, sodass die Mails wirklich verloren sind. Welche Nachrichten sich in diesem Ordner befinden hängt vom jeweiligen Nutzer ab. Manche löschen nur unwichtige Mails, andere löschen ab einem bestimmten Alter.

Archivieren

Das Archivieren über das „Tool zur Postfachbereinigung“ erfolgt zum einen entsprechend der eingestellten Parameter zur AutoArchivierung (in der Abb. die Nr.: 1) oder zum anderen ab einem bestimmten Datum (in der Abb. die Nr.: 2). Das Datum ab wann archiviert werden soll, kann selbstverständlich frei gewählt werden.

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