Outlook 2010 lernen

Lektion 3 - E-Mail-Verkehr

Die E-Mail-Signatur

Hier lernen Sie eine Signatur anzuwenden.

Signatur = Signum, was in unserem Fall Unterschrift bedeutet. Das kann beispielsweise eine Grußformel sein. Hier ist nicht die Rede von elektronischen Signaturen.

Unter Outlook 2010 können mehrere Signaturen erstellt werden. Beim Verfassen der Mail wird dann die Gewünschte ausgewählt.
Um eine Signatur zu erstellen, öffnet man das Dialogfeld „Outlook-Optionen“ indem man in der Backstage-Ansicht auf „Optionen“ klickt. In den Optionen wählt man links das Register „E-Mail“ und betätigt rechts im Bereich „Nachrichten verfassen“ den Button „Signaturen“. Damit wurde das Dialogfeld „Signaturen und Briefpapier“ geöffnet.

Um eine Signatur zu erstellen, klickt man auf den Button „Neu“ und gibt seiner Signatur im Anschluss einen Namen. Im vorliegenden Beispiel lautet er „Stempel“. Danach kann diese Signatur im unteren Bereich gestaltet werden. Dazu stehen dem Anwender einige Schaltflächen zur Verfügung. Auch Bilder und Links können eingefügt werden.
Im Bereich Standardsignatur auswählen (oben rechts) kann eingestellt werden, welche Signatur wann und wie verwendet werden soll. Im vorliegenden Beispiel werden alle neuen Mails, die über das Konto hm-bdf@web.de versendet werden standardmäßig mit der Signatur Stempel versehen. Antworten und Weiterleitungen bekommen keine Signatur.
Jedes verschiedene Konto kann so eine eigene Signatur erhalten. Auf diese Weise können private und betriebliche Mails sehr gut voneinander getrennt werden. Während des Schreibens der Mail kann jederzeit eine Signatur hinzugefügt oder geändert werden. Dazu betätigt man auf der Registerkarte „Einfügen“ in der Gruppe „Einschließen“ die Schaltfläche „Signatur“. Damit kann man über ein Drop-down-Menü die zu verwendende Signatur auswählen.

Seit dem 1. Januar 2007 müssen Geschäftsmails die gleichen gesetzlichen Pflichtangaben enthalten wie Geschäftsbriefe, welche dann sehr praktisch in der Signatur enthalten sein können. So muss die Mail beispielsweise den genauen Namen der Firma, die genaue Anschrift der Niederlassung und die HRB-Nr. enthalten. Bei einer GmbH müssen alle Geschäftsführer aufgeführt werden und bei einer AG die Vorstandsmitglieder sowie der Aufsichtsratsvorsitzende.

Die genauen Vorschriften erfährt man in diesen 3 Gesetzen:

• HRB §37a Abs. 1 und §125 Abs.1 Satz 1
• GmbHG §35a Abs. 1
• AktG §80 Abs. 1 Satz 1

Bei Rechnungen müssen noch die Pflichtangaben aus dem Umsatzsteuergesetz beachtet werden.

Hinweis:
Es ist üblich eine Signatur mit „-- “ (2 Striche und ein Leerzeichen) zu beginnen. Das nennt sich Signaturtrenner und ermöglicht einigen Programmen den Schriftzug als Signatur zu erkennen.

weiter zu: Anlagen für eine Mail