Die AutoArchivierung bezieht sich auf E-Mails, Aufgaben, Kalender, Notizen, Journal und Kontakte. Archivieren bedeutet normalerweise, dass bestimmte Elemente in einen Archivordner verschoben werden. Im Zuge der AutoArchivierung kann man aber auch das endgültige Löschen von Nachrichten einstellen - was auch immer sich Microsoft dabei denkt. AutoArchivierung bedeutet, dass der Archivierungsvorgang entsprechend einem voreingestellten Turnus automatisch startet. Natürlich kann Outlook vorher noch Rücksprache mit dem Anwender halten.
Um die entsprechenden Optionen einzustellen, begibt man sich in die Backstage-Ansicht und öffnet mit einem Klick auf „Optionen“ das Dialogfeld „Outlook-Optionen“. In diesem Feld wählt man links „Erweitert“ und klickt dann rechts in der Rubrik „AutoArchivierung“ auf „Einstellungen für AutoArchivierung...“. Damit wird das Dialogfeld „AutoArchivierung“ geöffnet, auf dem Sie alle Optionen einstellen können.
In der oberen Abbildung wurden die Standardeinstellungen wiedergegeben. Diese Werte sind in den meisten Fällen eine sehr brauchbare Sache und sollten am besten so beibehalten werden.
Die Einstellungen zur AutoArchivierung müssen jetzt für alle Ordner übernommen werden. Man kann sie aber auch für jeden Ordner einzeln treffen. Dazu macht man im Navigationsbereich einen Rechtsklick auf den entsprechenden Ordner, wählt das Register „AutoArchivierung“ und gibt dort die entsprechenden Einstellungen an.
Die Archivierungsdatei ist ähnlich aufgebaut wie die Datendatei. Das heißt, die Nachrichten können von außen nicht einzeln erfasst bzw. herausgelöst werden. Diese Archivdatei hat keine Größenbeschränkung und kann im Navigationsbereich von Outlook angezeigt werden.
Elemente im Archiv können durch AutoArchivierung nicht gelöscht werden, das funktioniert dort nur per Hand.
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