Word 2013 lernen

Sie lernen, einen Serienbrief zu erstellen, und dabei verschiedene Datenquellen zu verwenden.

Der Serienbrief (Seriendruck)

Auch in Word 2013 wird der Serienbrief unter der Bezeichnung Seriendruck geführt. Er besteht aus einem Hauptdokument (dem eigentlichen Brief) und einer Datenquelle. Word trägt in das Hauptdokument die Adresse, die Anrede und weitere gewünschte Felder automatisch ein.

Einen Serienbrief zu erstellen ist eine ganz einfache Sache. Dem Anwender steht dafür ein Seriendruck-Assistent zur Verfügung. Um diesen zu öffnen, geht man im Register „SENDUNGEN“ in die Gruppe „Seriendruck starten“ klickt auf „Seriendruck starten“ und dann auf den Eintrag „Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen…“. Mit seiner Hilfe wird der Serienbrief in 6 Schritten fertiggestellt. Der Assistent hat meiner Ansicht nach ein paar Unklarheiten und wird deshalb hier näher erläutert.

1. Dokumenttyp festlegen.

Das ist im Falle eines Serienbriefes natürlich „Brief“. Klicken Sie auf „Weiter: Dokument wird gestartet“.

2. Startdokument wählen.

Man kann jetzt ein bereits geschriebenes Dokument als Arbeitsgrundlage auswählen oder man erstellt an dieser Stelle ein Neues. Möchte man ein bereits Geschriebenes öffnen, markiert man, wie in der Abbildung zu sehen „(Weitere Dateien…)“ und klickt auf „Öffnen“.
Es wird jedoch in den meisten Fällen das Praktikabelste sein, ein entsprechendes Dokument vorher zu öffnen, es anzupassen und dann als Startdokument „Aktuelles Dokument verwenden“ anzugeben.
Klicken Sie auf „Weiter: Empfänger wählen“.

3.Empfänger wählen.

Es ist das Vorteilhafteste neben den Outlook-Dateien die vom Programm angebotenen Microsoft-Office-Adresslisten zu verwenden (Dateiendung .mdb). Es ist auch möglich, an dieser Stelle eine Excel-Liste anzugeben (siehe unten). Falls Sie keine Microsoft-Office-Adressliste haben, können Sie diese jetzt neu erstellen. Dazu setzen Sie einen Punkt vor „neue Liste eingeben“ und klicken dann auf „Erstellen…“. Jetzt machen Sie in den entsprechenden Feldern die Angaben. Man muss dabei aber nicht jedes Feld ausfüllen, sondern nur die, die benötigt werden. Abschließend speichert man die Liste ab. Merken Sie sich auch den Speicherort der Liste. Es ist standardmäßig der Ordner: C:\Benutzer\XXX\Eigene Dokumente\Meine Datenquellen.

Haben Sie bereits eine entsprechende Liste erstellt setzen Sie einen Punkt vor „Vorhandene Liste verwenden“ und klicken dann auf „Durchsuchen“. Jetzt müssen Sie sich gegebenenfalls zu dem entsprechenden Ordner vorklicken und die entsprechende Liste auswählen.
Hat man eine Liste erstellt, oder eine bereits Vorhandene ausgewählt, weiß Word, dass diese Empfängerliste zu Ihrem Serienbrief gehört.
Klicken Sie auf „Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief“.

4. Schreiben Sie Ihren Brief.

Nun kann man ein leeres Blatt beschreiben oder den vorhandenen Brief bearbeiten. In jedem Fall werden aber jetzt die Adresse und die Anrede eingegeben. Dazu setzt man den Cursor an die entsprechende Stelle im Text und klickt im Seriendruckassistenten auf „Adressblock…“ bzw. „Grußzeile…“ (Mit Grußzeile ist die Anrede gemeint.). Obwohl die Adresse aus mehreren Zeilen besteht, wird vorerst nur ein Platzhalter („<< Adresse >>“) eingefügt. Die fertigen Briefe kann man sich im nächsten Schritt ansehen.
Klicken Sie auf „Weiter: Vorschau auf Ihre Briefe“.

5. Vorschau auf Ihre Briefe.

Jetzt können Sie sich jeden einzelnen Brief ansehen und ihn auf mögliche Fehler kontrollieren.
Klicken Sie auf „Weiter: Seriendruck beenden“.

6. Seriendruck beenden.

Hier können die einzelnen Briefe individuell angepasst werden. Dazu klickt man auf „Individuelle Briefe bearbeiten…“ und gibt im so geöffneten Feld „Seriendruck in neues Dokument“ das entsprechende Schreiben an. Mit einem Klick auf den Button „OK“ werden alle ausgewählten Briefe geöffnet, indem sie wie ein mehrseitiges Dokument, aneinandergereiht werden. So können sie bearbeitet werden.
Abschließen klickt man auf „Drucken…“, wählt die zu druckenden Briefe aus (das werden zumeist „Alle“ sein), ändert gegebenenfalls noch die Druckoptionen und das Ausdrucken der Briefe kann beginnen.

Serienbriefe speichern und öffnen.

Jetzt kann der Serienbrief für weitere Zwecke abgespeichert werden. Er sieht dann im Ordner aus wie ein normales Dokument, macht aber beim erneuten Öffnen auf die Verbindung mit der Datenquelle aufmerksam.

Der Serienbrief ist in der beschriebenen Art seiner Erstellung besonders für eine seltene Anwendung geeignet. Schreibt man jedoch häufig solche Briefe, kann man sehr leicht auf den Assistenten verzichten. Die Arbeitsschritte sind dann prinzipiell die Gleichen. Man verwendet jedoch die entsprechenden Schaltflächen im Menüband (Registerkarte „SENDUNGEN“). In dem Moment, wo dem Brief eine entsprechende Datenquelle zugeordnet wird, werden diese freigegeben.

Besonders für Firmen ist es von Interesse auch andere Datenquellen nutzen zu können. Es ist daher auch möglich Tabellen zu verwenden, die mit Excel oder auch Word erstellt wurden. Es können Access-Datenbanken, QDBC-Datei-DSNs, Webseiten oder andere Abfragen als Datenquelle verwendet werden.

Die Verwendung einer Excel-Tabelle als Datenquelle für den Serienbrief.

Eine einfache Datenquelle kann wie folgt aussehen:

Das sind lediglich die einzelnen Arbeitsblätter der Excel-Mappe. Sicherlich haben Sie die Adressen gleich in der 1. Tabelle gespeichert. Sie markieren daher „Tabelle 1$“ und betätigen den Button „OK“. Jetzt öffnet Word diese Tabelle in der Ihnen bekannten Maske, von wo aus sie auch geändert und ergänzt werden kann.
Bevor man mit der Arbeit fortfährt, sollten noch die übereinstimmenden Felder festgelegt werden. Dazu klickt man auf der Registerkarte „SENDUNGEN“ in der Gruppe „Felder schreiben und einfügen“ auf die Schaltfläche „Übereinstimmende Felder festlegen“. In dem hier beschriebenen Fall muss als Adresse 2 die Straße und Nr. über das Drop-down-feld eingegeben werden. Anderenfalls enthält die Adresse keinen Straßennamen. Bei anderen Tabellen müssen dann auch andere übereinstimmende Felder festgelegt werden oder man trägt im Steuersatz (Tabellenkopf) gleich die richtige Bezeichnung ein. Dann übernimmt Word automatisch die entsprechenden Felder.

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