Outlook 2010 lernen

Lektion 1 - Grundlagen zu Outlook

Grundlagen zum E-Mail-Verkehr bzw. zu den E-Mail-Konten

Hier lernen Sie die wichtigsten technischen Grundlagen zum E-Mail-Verkehr kennen.

Das Internet bzw. das WWW ist mittels Protokollen aufgebaut worden. Diese bestimmen die Eigenschaften und damit auch die Nutzbarkeit der jeweiligen Einrichtungen. Dementsprechend gibt es auch für E-Mail-Konten verschiedene technische Lösungen, von denen der Nutzer jedoch im Allgemeinen nichts mitbekommt, welche aber im Detail der verschiedenen Varianten durchaus von Bedeutung sind.

Eine E-Mail-Adresse erkennt man an dem @-Zeichen. Es wird als „at“ oder „Klammeraffe“ bezeichnet und stellt die Trennung zwischen Benutzername und Provideradresse dar. Sofern man sich nicht in das entsprechende Konto einloggt hat und den Verkehr online bewältigt, wird eine Mail mit einem Programm (z.B.: Outlook 2010) am PC geschrieben und bei bestehender Internetverbindung auf das jeweilige E-Mail-Konto (auch Mailbox oder Account genannt) übertragen. Von dort aus geht es dann an den Server mit dem Konto der Zielperson. Diese holt dann wiederum die Mail mit ihrem E-Mail-Programm ab. Die gesamte Kommunikation wird über 3 grundsätzlich verschiedene Protokolle abgewickelt.
Das sind im Einzelnen:

POP3

(Post Office Protocol in der Version 3)
Dieses ist ein häufig verwendetes Protokoll für das Abholen der E-Mails von einem Posteingangsserver (POP-Server). POP3 bringt jedoch das Problem mit sich, dass eine E-Mail beim Herunterladen normalerweise vom Server gelöscht wird, was aber technisch umgangen werden kann.

IMAP 4

(Internet Message Access Protocol Version 4)
Mit diesem Protokoll werden E-Mails auf dem Konto verwaltet. Während des Vorganges bzw. Zugriffs verbleiben die Mails anders wie unter POP 3 auf dem Konto, bis sie per Befehl gelöscht werden. Damit können Mails von verschiedenen Standorten mehrfach gelesen werden.

SMTP

(Simple Mail Transfer Protocol)
Mit diesem Protokoll werden die E-Mails vom PC an das Konto bzw. zwischen den jeweiligen Servern im Internet versendet. SMTP hat Vor- und Nachteile. Kann eine Mail nicht zugestellt werden, weil beispielsweise die Adresse falsch geschrieben wurde, so erhält der Absender eine Fehlermeldung. Diese erfolgt dann in englischer Sprache und ist daher nur sehr schlecht verständlich. Von Nachteil ist auch, dass eine E-Mail wegen der fehlenden Versandbestätigung unbemerkt verloren gehen kann (selten aber möglich).

Von diesen 3 Protokollen sind mehre Varianten und Erweiterungen im Umlauf. So gibt es beispielsweise neben POP3 auch noch das POP3S, mit welchem die Nachrichten verschlüsselt übertragen werden oder es gibt das ESMTP neben dem SMTP, welches eine Mail gleichzeitig an mehrere Empfänger versenden kann.

MAPI

Für den E-Mail-Verkehr mit Outlook ist noch das MAPI (Messaging Application Programming Interface = Schnittstelle für die Programmierung von Nachrichten verarbeitenden Programmen) besonders hervorzuheben. Diese Schnittstelle wird sowohl von Outlook selbst als auch von verschiedenen anderen Programmen benutzt, um auf Funktionen von Outlook zugreifen zu können. Zudem wird sie in Zusammenarbeit mit einem Exchange-Konto verwendet, welches dem Anwender einige nützliche Features bietet. Beispielsweise können über ein solches Konto E-Mails wie „Bin gerade im Urlaub“ oder „Vielen Dank für Ihr Interesse ...“ automatisch versendet werden. Diese von Microsoft entwickelten Konten sind eine wirklich feine Sache und als solches natürlich nicht ganz billig. Sie werden daher ausschließlich von Firmen genutzt.

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