Outlook 2010 lernen

Lektion 5 - Der Kalender

Termine und Terminserien eintragen

Hier lernen Sie wie Termine oder Terminserien in den Kalender eingetragen werden.

Einen Termin in den Kalender einzutragen ist eine triviale Sache. Man markiert die betreffende Stelle im Kalender und trägt anschließend den Termin per Tastatur ein.
Man kann aber auch einen Doppelklick auf der entsprechenden Stelle machen und erhält damit das Feld „Umbenannt – Termin“, so als wenn man auf dem Menüband im Register „Start“, in der Gruppe „Neu“ die Schaltfläche „Neuer Termin“ betätigt.

Auf diesem Feld hat man umfangreiche Möglichkeiten den Eintrag einzurichten. Die Betreffzeile sowie der Ort werden im Kalender angezeigt.
Auf dem Menüband des Termins, im Register „Termin“ in den Gruppen „Optionen“ und „Kategorien“ befinden sich weitere wichtige Schaltflächen für den Eintrag. Hinter „Anzeigen als:“ legt man fest, ob man den Termin als „Frei“, „Mit Vorbehalt“, als „Beschäftigt“, oder als „Abwesend“ kennzeichnen möchte. Diese Kennzeichnung ist besonders für mehrtägige Termine wichtig.

Hinter „Erinnerung:“ wird die Zeit eingetragen, vor der das Erinnerungsfenster auf dem Desktop erscheint. Dazu kann man das Drop-down-Menü nutzen oder man trägt die Zeit per Tastatur ein. So ist es beispielsweise möglich, sich genau 28 Minuten vorher erinnern zu lassen. Den Termin zu kategorisieren bringt Vorteile, wenn man alles, also auch die E-Mails konsequent Kategorisiert. Es ist nicht etwa nur eine farbliche Hervorhebung, sondern wird beim Versenden des Eintrages weitergegeben.
Die Kennzeichnung der Wichtigkeit des Elementes ist ebenfalls für das Versenden von Interesse. Eine Kennzeichnung als „Privat“ bewirkt, dass bei einem öffentlichen Kalender die Details von anderen Personen nicht eingesehen werden können.

Terminserien

Handelt es sich um einen Termin, der in regelmäßigen Abständen wiederkehrt, dann kann man in der Gruppe „Optionen“ die Schaltfläche „Serientyp“ betätigen und erhält damit das Dialogfeld „Terminserie“. Bei dem hier beschriebenen Beispiel des Toolbox-Meetings wurde eine fortlaufende, monatliche Wiederholung, für jeden 2. Dienstag ohne Enddatum festgelegt.

Um eine Terminserie zu entfernen, klickt man praktischerweise einen Termin an, betätigt auf der neuen Registerkarte „Kalendertools / Terminserie“ die Schaltfläche „Serientyp“ und klickt auf dem so geöffneten Dialogfeld „Terminserie“ den Button „Serie entfernen“ an. Damit wurde die Terminserie vollständig entfernt.

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