Im Journal werden alle E-Mails sowie weitere Elemente, wie z.B. Besprechungen, zu festgelegten Kontakten dokumentiert. Das betrifft bei den E-Mails sowohl die gesendeten, als auch die empfangenen Mails. Damit erhält man eine Übersicht über den gesamten E-Mail-Verkehr zu bestimmten Personen. Auf diese Weise kann man einige Vorgänge im Nachhinein leichter begutachten. Darüber hinaus können auch Aktivitäten an Office-Dokumenten im Journal festgehalten werden.
Möchte man das Journal nutzen, nimmt man zuerst die Schaltfläche „Journal“ in die Outlook-Ordner (Module) auf. Verfahren Sie dazu, wie in der unteren Abbildung zu sehen ist.
Um das Journal zu aktivieren, das heißt, um Einträge in ihm vornehmen zu lassen, begibt man sich in die Backstage-Ansicht, klickt auf „Optionen“ und wählt im so erhaltenen Fenster „Outlook-Optionen“ das Register „Notizen und Journal“. Im Bereich „Journaloptionen“ betätigt man den Button „Journaloptionen“.
Damit öffnet sich ein gleichnamiges Dialogfeld, in dem die einzutragenden Punkte mit Hilfe von Häkchen festgelegt werden. Möchte man also alle Outlook-Nachrichten zu Herrn Max Musterman im Journal festhalten sieht das wie in der oberen Abbildung aus.
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